必要なときに必要なメンバーのみが集まって行う10～30分程度の短いミーティングは「ハドルミーティング」とも呼ばれ、近年、取り入れる企業が増えています。とはいえ、そうしたミーティングを行うためのスペースや環境がないと、すぐに取り入れにくい場合もあるでしょう。トキハ産業では、必要な機能をコンパクトに取り入れられるオフィス家具の開発・製造もおこなっています。事例となるオフィス家具を参考に、短時間ミーティングを行うために必要なスペースや家具の作り方をご提案します。

なぜ今、短時間ミーティングが求められているのか

近年、短時間ミーティングが注目されているのはなぜなのでしょうか。まずは、導入することで得られる主なメリットを紹介します。

生産性の向上につながる

これまで会議といえば、全員が同じ会議室に集まって対面形式で行うのが主流でした。このスタイルで会議を実施するには、会議室の予約、参加者の日程調整、配布する資料の用意など、非常に多くの工数がかかります。それだけ労力をかけて実施しても、成果が出る会議ばかりではありません。

その点、短時間ミーティングは、必要なときにサッと集まり、終わったらすぐに解散するのが基本です。実施するために、従来の会議のような準備は必要ありません。

もちろん会議の内容によっては、従来のスタイルが適している場合もあります。しかし、仕事の中では「わざわざ会議室を使うほどではない相談事」や「立ったまま短時間で確認したいこと」などが発生します。短時間ミーティングを取り入れ、内容に合わせて使い分けることで、情報共有や意思決定のスピードが上がり、生産性の向上につながると期待されています。

会議室不足を解消できる

コロナ禍において、日本でもリモートワークを実施する企業が増えました。Web会議が定着する一方で、個室の需要が増加しました。その後、再びオフィス勤務に戻す動きがみられ、多くの企業で会議室不足が課題となっています。

短時間ミーティングは、基本的に少人数で実施するものです。メンバーが集まれるだけの広さがあればどこでも実施できるため、わざわざ会議室を用意する必要がありません。従来の会議を、短時間ミーティングに置き換えることで、会議室不足が解消され、本当に会議室を必要とする人が利用しやすくなるでしょう。

コミュニケーションが活性化する

リモートワークが普及したことで、社員同士のコミュニケーション不足が課題となっている企業も少なくありません。そうしたなかで長時間の会議を行っても、発言が出にくく、活発な意見交換ができないこともあります。短時間ミーティングは、要点のみを共有、議論する場であり、目的にあった会話を成立させやすい環境です。短時間だからこそ、メンバー同士のやり取りが活発になることが期待されています。

短時間ミーティングの効率を高める“収納家具” のススメ

短時間ミーティングは、必要なメンバーが集まれるだけのスペースがあればどこでも実施できますが、短時間ミーティング専用のスペースを設けておくと便利です。大がかりな改装を行わなくても、机と椅子、その他話し合いをスムーズに行うための家具を設置すれば、ミーティングも効率化できます。

場所を確保できたら、ステーショナリーやホワイトボード、ディスプレイなどの備品を設置してみましょう。オンラインで参加するメンバーのために、Web会議システムを配置するのもおすすめです。

また、設置する家具によって、ミーティングの質や効率が変わります。机・椅子と同じくらいこだわりたいのが、収納家具です。収納家具を設置することで、上記のような備品を収納・設置しておくことができるため、サッと集まり、すぐに話し合いを始められます。終わったらそこに片付ければよいので、ミーティングのたびに備品を用意する必要がありません。話し合いを支援する収納家具を設置することで、コミュニケーションが生まれやすくなり、活発な意見交換が行えるでしょう。

短時間ミーティングスペースをつくるなら、収納家具にもこだわってみませんか？

【トキハの提案】コミュニケーションを向上させるオフィス家具を取り入れてみませんか

短時間ミーティングスペースには、以下のような条件を満たす収納家具がおすすめです。

・最低限の資料や書類、ステーショナリーなどを収納できる。

・ホワイトボードやディスプレイを設置できるカウンターがある。

・清掃や管理がしやすい構造である。

・社員にとって使いやすいこと。

加えて、個人用収納スペースやダストボックス、清掃用品などの収納スペースもあると便利です。ミーティングスペースを、いつもきれいに保ちやすくなります。

そこで、おすすめしたいのが、トキハが開発したセミオーダー型オフィス家具「F-BOX」を活用した収納家具です。

セミオーダー型オフィス家具「F-BOX」の特徴

F-BOX（エフボックス）は、日本の働く環境を熟知したトキハが提案するセミオーダー型のオフィス家具サービスです。

基本となる本体（BOX）と、扉や天板、その他のオプションパーツを自由に組み合わせることで、お客様の望む仕様の家具をカタチにします。

まずはヒアリングを行い、どこで・誰が・どのように使うのか、デザインなどのニーズを把握したうえで、お客様の働き方や空間にマッチする家具を設計いたします。前項で紹介した短時間ミーティングスペースに必要な条件を満たす家具、さらに希望の機能がプラスされた家具も制作が可能です。

大まかなイメージをお伝えいただければ、素材や構造などの仕様も提案させていただきます。

F-BOXについて詳しくはこちら

→【カスタマイズ家具を実現するトキハ産業の技術とは】

スモールオフィス・小規模チームにおける「F-BOX」の活用例

F-BOXは、自社モジュールを基本として、用途に合わせて空間を構成することが可能です。短時間ミーティングスペースに設置する家具はもちろん、さまざまな家具を制作できます。

＜F-BOXで制作できる家具の例＞

・パーソナルワークスペース
・書庫・書棚
・キャビネット
・オープンラック
・ライティングテーブル
・個人ロッカー
・ワードロープ
・下駄箱　など

「テレワーク併用オフィスへ改装したい」「フリーアドレスの導入を考えている」といったご要望も、お気軽にご相談ください。最適な家具を提案させていただきます。

トキハ産業のODM・セミオーダー家具という選択肢

オフィス家具には高い機能性と安全性が求められます。また、オフィスの雰囲気によって会社のイメージや社員のモチベーションも変わるため、デザインも重要です。

トキハ産業は、ODM制作により企業様のオフィス空間づくりをサポートしております。木製の家具に限らず、金属や樹脂などの素材を組み合わせた設計も可能です。セミオーダー型サービス「F-BOX」により、時間・コストを抑えつつ求める家具を制作することができます。

業務効率化、コミュニケーション活性化のために、自社に適した家具を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ｜会議の質＝空間と家具で変わる。短時間ミーティングを支える環境づくりへ

会議の質は、空間や家具でも変わります。短時間ミーティングの導入を検討されているなら、効率的かつ効果的に実施するために、設置する家具にもこだわってみてください。

自社のオフィスに本当にマッチする家具を取り入れたいなら、セミオーダーで制作することも選択肢の一つです。トキハ産業は、まずヒアリングを行ったうえで、ニーズを満たす家具を提案させていただきます。快適で使いやすいオフィス環境づくりをお考えの際には、トキハ産業のOEM/ODMサービスを活用した便利なオフィス家具の設置もご検討ください。まずは、お気軽にご相談ください。